Los auxiliares ejecutivos o administrativos juegan un rol muy importante en las empresas puesto que son el canal directo de comunicación ya sea de los gerentes, subdirectores o directores con los demás equipos de trabajo. También guían, enseñan y son confidentes a los nuevos ejecutivos sobre los procesos internos de las empresas
Preguntas de entrevista para Auxiliar Administrativo
Consejos para tener respuestas adecuadas al rol de Auxiliar Ejecutivo
1.- Explique por qué se trata de un equipo. Comienza tu respuesta destacando la importancia de trabajar juntos para asegurarte de que tú y tu ejecutivo estáis en la misma onda. Dos son mejor que uno, y llegaréis más rápido si estáis alineados.
2.- Describe cómo te presentas. Describe lo que aportas de forma única a una asociación. Explica cómo piensas colaborar con tu equipo a diario. Detalla las cosas que te han hecho valioso para los equipos anteriores a los que has apoyado.
3.- Comparta detalles sobre cómo lo consigue. Explica cómo alineas tu trabajo para asegurarte de que tu ejecutivo cumple sus objetivos. Proporcione ejemplos específicos de métodos exitosos, como el control de acceso, la priorización, la minimización de las distracciones, etc.
4.- Aclare sus objetivos profesionales. Comience compartiendo su trayectoria y cómo este papel en particular le acercará a sus objetivos. Concéntrese en su crecimiento a corto y largo plazo en la empresa y en cómo su experiencia y conjunto de habilidades le permitirán hacer una valiosa contribución.
5.- Traza tu crecimiento. Explica cómo has elegido estratégicamente trabajos y empleadores que te han ayudado a aclarar tu dirección, al tiempo que te han dado la oportunidad de servir y ofrecer excelencia. Relacione cada puesto y muestre la progresión que ha podido realizar a lo largo de los años.
6.- Céntrese en lo que puede ofrecer. Asegúrate de resaltar que tu principal prioridad es servir como un miembro vital para tu equipo. Deja claro que te comprometes a ofrecer valor mientras te preparas para el siguiente nivel de responsabilidad.
7.- Destaca tu papel. Al realizar cualquier tarea, usted sirve como una extensión de la oficina del ejecutivo que representa. Esto es especialmente relevante a la hora de gestionar conflictos, así que asegúrate de comunicar esta conciencia.
8.- Describe tus métodos específicos. Comenta cómo mantienes la profesionalidad y señala ejemplos concretos de tus métodos exitosos en acción.
9.- Describa su preparación para lo inesperado. Transmita que puede manejar cualquier situación imprevista citando casos concretos. Considera la posibilidad de hablar de un momento en el que tu capacidad de mostrar una profesionalidad tranquila o una rapidez mental haya sido especialmente valiosa.
10.- Identifique las formas de información. Detalla dónde se almacena, procesa o transmite la información confidencial. Habla de la seguridad de los correos electrónicos, los documentos electrónicos, la información impresa, los sistemas informáticos, los dispositivos personales, el almacenamiento de archivos en papel y cualquier otro lugar que conozcas.
11.- Detalla tus métodos de protección. Explique sus enfoques para asegurar la información importante a través de medios impresos o electrónicos. Describa claramente los métodos que ha utilizado en el pasado y lo que piensa hacer en el futuro.
12.– Comparta cómo mantiene la seguridad. Detalla las formas de estar al día en todos los sistemas internos y las mejores prácticas de seguridad recomendadas. Hable de los procedimientos que puede poner en marcha en su área de trabajo, así como en la de sus ejecutivos.